Rechnungswesen für Anfänger

Hallo und willkommen,

hier ein neuer Teil der Serie mit dem Thema Kalkulation in der täglichen Praxis.

Informiere dich hier, wie du zu einer fundierten und profitablen Preisgestaltung kommst.

Als Profi und Zahlenmensch aus der Buchhaltung sieht man natürlich oft Zahlen, die nach dem betrieblichen Rechnungswesen nicht stimmen können.

Besonders in der Gastronomiebranche sehe ich das erschreckenderweise oft, dass Preise in Speisekarten und Preislisten, mit meinem Gefühl aus der Kosten- und Leistungsrechnung für Material- und Energiepreise zusammen genommen, nicht stimmen können.

Ich beobachte hier etwa, dass schon die Mengenverhältnisse zum Preis nicht stimmen können.

Daher habe ich mir gedacht, ich widme einen, wie ich finde, bedeutungsvollen Teil dieser Serie im Controlling für Einsteiger im Unternehmens- und/oder Finanzbereich dem wichtigen Feld der Kalkulation.

Ich beabsichtige, dir zu zeigen,

wie du Preise richtig und fundiert kalkulierst,

wie du dich auf deine Preiskalkulation verlassen kannst,

du dir im Wettbewerb eine gute Position sicherst,

und welchen wichtigen Platz die Kalkulation und die KLR in deinem gesamten Unternehmensgefüge einnimmt.

Du hast sicher oft beobachtet, dass bei vielen vor allem jungen Unternehmen es sehr früh zur Aufgabe, z. B. Insolvenz kommt.

Die meisten, die sich selbstständig machen, konzentrieren sich auf den Markt und den externen Wettbewerb.

Das ist natürlich nicht grundsätzlich falsch, aber sie übersehen dabei oft die eigenen Themen. Nach dem Motto „Ein jeder kehre erst vor der eigenen Tür“.

Es gibt drei wichtige interne Faktoren, die man beim eigenen Unternehmen immer beachten muss.

• Eine solide betriebliche Planung und Übersicht, um schnell und sicher agieren zu können
• Ein genaues Verständnis der eigenen Kosten – Was zahle ich wann und wofür?
• Und eine fundierte Kalkulation, damit du das Geld verdienen kannst, das du benötigst

An einem oder gleich mehreren dieser drei Faktoren scheitern die meisten.

Den Bereich Planung haben wir in den vorherigen Teilen schon mal angerissen. Es wird in einem späteren Teil dieser Serie noch vertieft.

Genauso werden wir uns den Bereich Kosten und Einkauf noch genauer ansehen.

In diesem Teil geht es jetzt um den dritten Bereich, die fundierte Kalkulation.

Warum ist eine gute Preisfindung betriebswirtschaftlich wichtig?

Natürlich leuchtet es jedem ein, dass ich, um Profit zu machen, einen guten Verkaufspreis für meine Produkte erzielen muss. Um das aber kurz zu vertiefen, hier ein paar detaillierte Gründe verschiedener Bereiche.

• Gewährleistung der Rentabilität:
• Ohne eine genaue Berechnung besteht das Risiko, dass du Dienstleistungen oder Produkte unter oder über dem richtigen Preis anbietest, was langfristig deine Gewinnmargen und die Rentabilität deines Unternehmens gefährdet.
• Eine fundierte Berechnung stellt sicher, dass alle Kosten gedeckt sind und ein angemessener Profit erzielt wird.
• Wettbewerbsfähigkeit sicherstellen:
• Eine gute Kalkulation hilft dir, wettbewerbsfähige Preise zu platzieren.
• Du kannst Marktpreise analysieren und deine Kalkulation so anpassen, dass du nicht nur konkurrenzfähig bleibst, sondern auch deinen Alleinstellungsmerkmalen entsprechend den richtigen Preis findest.
• Risikominimierung:
• Durch genaue Kalkulation kannst du eventuelle finanzielle Risiken frühzeitig erkennen und entsprechende Maßnahmen ergreifen, um diese zu minimieren.
• Du kannst etwa kalkulieren, wie sich verschiedene Kostensteigerungen auf deine Gewinnsituation auswirken können.
• Langfristige Planung und Investitionen:
• Eine solide Kalkulation ermöglicht es dir, zukünftige Investitionen besser zu planen.
• Du kannst die finanziellen Mittel, die für Expansionen, neue Projekte oder notwendige Anschaffungen benötigt werden, im Voraus einplanen und sicherstellen, dass dein Geschäft langfristig stabil bleibt.
• Vertrauen und Glaubwürdigkeit:
• Wenn du deinen Kunden gut kalkulierte und transparente Angebote machst, baust du Vertrauen auf.
• Kunden schätzen es, wenn sie das Gefühl haben, einen fairen Preis für das angebotene Produkt zu bezahlen.
• So baust du langfristige Kundenbeziehungen auf.
• Effiziente Ressourcenallokation:
• Eine präzise Kalkulation hilft dir, deine Ressourcen effizient zu nutzen.
• Du kannst besser einschätzen, wie viel Zeit, Material und Personal für ein Projekt benötigt werden, und so Über- oder Unterauslastungen vermeiden.
• Entscheidungsfindung:
• Die richtige Kalkulation dient als Grundlage für vielen unternehmerischen Entscheidungen.
• Ob es um die Preisgestaltung, die Auswahl von Lieferanten oder die Entscheidung für oder gegen ein Projekt geht – eine fundierte Kalkulation liefert die notwendigen Daten, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Du siehst, eine gute betriebswirtschaftliche Kalkulation hat durch den richtigen Preis Auswirkungen auf unterschiedliche Bereiche deines Unternehmens.

Bevor wir zum Rechnen kommen, will ich dir kurz die wichtigsten oder bekanntesten und Versionen der Kalkulation aufzeigen.

In vielen Fernsehshows wird bei der Erklärung der Kalkulation immer wieder die einfache, rudimentäre Version der 4-fach-Kalkulation erklärt. Dabei rechnest du alle Kosten eines Produktes zusammen und multiplizierst das Ergebnis mit 4, um zu deinem netto Produktpreis zu kommen.

Dies sehe ich als Fachmann mit einem halb lachenden und einem weinenden Auge.

Zum einen ist eine Kalkulation immer und generell besser als keine Kalkulation der Preise für dein Angebot. Diese Art der Kalkulation mag auch schnell und einfach machbar sein. Sie ist aber leider so pauschal und so ungenau, dass du dabei jedoch genauso gut Verlust wie Gewinn machen kannst.

Daher mein Ratschlag an dich in diesem Zusammenhang. Wenn du dir die drei nachfolgenden klassischen Kalkulationsarten für dich aufbaust und anwendest, hast du eine sichere und fundierte Struktur für alle deine Preise.

Natürlich gibt es noch sehr viel mehr und sehr viel detailliertere Varianten. Aber ich möchte mich in diesem Leitfaden ganz bewusst wie in der ganzen Serie an Anfänger wenden.

Auf weiter gehende Versionen gehen wir in zukünftigen Beiträgen ein. Jetzt erst mal zählen das Verständnis und die Übersicht am Anfang.

In der kaufmännischen Ausbildung ist und war die einfache Handelskalkulation meines Wissens nach immer Teil des Lehrplans, was auch absolut Sinn ergibt. Denn sie ist die grundlegendste Variante aller Kalkulationen und findet in den meisten Fällen Anwendung.

Sie geht dabei von dem einfachen Prinzip aus, dass deine Kosten plus deine gewünschten Erträge deinen Preis ergeben. Weil sie auf den Preis zugeht, nennt man sie Vor- oder Vorwärtskalkulation.

Bei der vorausgegangenen Berechnungsweise hattest du gegebene Werte und hast daraus deinen Preis berechnet. Diese Variante geht jetzt den umgekehrten Weg.

Ihre Aufgabe ist für dich zu überprüfen, ob dein Preis korrekt und realitätsnah ist.

Du fängst daher bei deinem schon existierenden Preis an, gehst rückwärts und schaust dir unterwegs die einzelnen Beträge an, um sie zu prüfen.

Diese Variante wendet man häufig in der Praxis an.

Entweder nach der ersten Serie, um zu schauen, wie realitätsnah die Annahmen der ersten Berechnung waren. Oder wenn man etwa sein Sortiment auf Tauglichkeit prüfen will.

Unter diesen drei Varianten ist mir diese hier die Liebste, da sie nicht nur in beide Richtungen arbeitet. Also vor und zurück, sondern auch, dass sie sehr viel präziser ist als die beiden anderen.

Wie du gesehen hast, werden in der Vor- und auch der Nachkalkulation pauschale Beträge zum Ansatz in der Berechnung verwendet. Grundsätzlich ist das natürlich richtig.

Aber diese Herangehensweise kann nie so genau sein wie die Variante mit Prozentsätzen.

Am einfachsten erklärt ist dieses Instrument als das prozentuale Verhältnis von Kosten zu den Selbstkosten und wird auf die Kostenblöcke als Anteil anderer nicht erfasster Bereiche drauf gerechnet.

Wenn du etwa bei deinen Selbstkosten eines Produktes 50 T€ hast und allgemeine Stromkosten von 5 T€, ergibt das einen Aufschlag von 10 % auf deine Selbstkosten.

Der Vorteil von Zuschlägen ist der, dass sie sich immer im € Wert an die Vorgängerwerte anpassen.

Ein Pauschalbetrag bleibt in der Wirklichkeit selten lange ein Pauschalbetrag.

Er steht schnell zu hoch oder zu niedrig und ist damit nicht so genau wie die Zuschläge, die sich dynamisch unter anderem an der finanziellen Lage des Unternehmens orientieren kann.

Zuerst rechnest du deine anfallenden Aufwendungen zusammen, die in diesem ersten Bereich deine Selbstkosten ergeben.

Die Selbstkosten sind also die Summe deiner Kosten zur Herstellung des Produktes.

Dann rechnest du den Gewinn dazu.

Vom Nettoverkaufspreis kommen wir mit dem Steueraufschlag zum Bruttoverkaufspreis.

Falls du deinen Kunden Skonto anbietest, musst du dieses vorher obendrauf rechnen, um bei deinem gewünschten Verkaufspreis zu bleiben.

Das bedeutet also bei 2 % Skonto zum Beispiel, dass dein Bruttoverkaufspreis 98 % des tatsächlichen Endpreises ausmacht und du den Betrag geteilt durch 0,98 rechnen musst, um zum Zielverkaufspreis zu kommen. Es ist wichtig, das richtig herumzurechnen und aufzuschlagen.

Wir gehen am Start von unserem vorkalkulierten Zielverkaufspreis und dann rückwärts bis zum Nettoverkaufspreis. Diesem werden dann die tatsächlichen Herstellungskosten gegenübergestellt.

Sie ist also eine Vergleichsrechnung. Bei unserem Beispiel ist der tatsächliche Profit deutlich höher als erwartet.

Du kannst aber damit jetzt handeln und eine der beiden Seiten ändern, falls du das wünschst.

Entweder du schaust, ob du einen anderen Verkaufspreis am Markt verwenden kannst oder du belässt die Selbstkosten und den Gewinn so und nimmst bei schlechter laufenden Produkten weniger Marge.

Das nennt man eine Mischkalkulation, wenn man einen Mix aus Produkten mit mehr Marge und mit weniger Marge hat.

Wie du siehst, ist diese Herangehensweise viel detaillierter und genauer.

Du kannst unterschiedliche Gemeinkosten für Löhne und Material berücksichtigen und auch deine Kosten für Vertrieb und Verwaltung separat aufführen.

Die einzelnen Arten lassen sich auch viel leichter anpassen und sind flexibler.

Hier haben wir sogar herausgefunden, dass das Produkt mehr Gewinn erwirtschaftet als geplant.

Gute Nachricht. Das lässt uns auch hier Spielraum, den Preis bei Bedarf anzupassen.

Die Rechenweise erlaubt dir auch, einzelne Bereiche herauszugreifen und zu überprüfen.

Wenn du dir feste Zuschlagssätze zugelegt hast, kannst du diese auch in einem File oder Programm hinterlegen. Das vereinfacht die Kalkulation mehrere Artikel auf dieselbe Weise, ohne dass du immer wieder Pauschalwerte ermitteln musst.

Du kannst alle drei Varianten für Produkte oder Dienstleistungen anwenden. Die Kosten und Leistungen kannst du gern auf Basis deines Unternehmens adaptieren.

Hier noch ein paar zusätzliche Informationen und Tipps. Dabei ist es unwichtig, ob du ein internes Rechnungswesen oder ein externes Rechnungswesen, etwa einen Steuerberater heranziehst.

Wenn du ein neues Unternehmen hast und somit noch keine verlässlichen Werte, zieht man da oft die Schätzung für die Vorkalkulation heran.

Für den Herstellungsprozess empfehle ich da gern auch einen Arbeitsplan. Wenn du etwa ein Brot kalkulieren willst, berechne zuerst die Materialkosten zu einem gemeinsamen Nenner.

Wenn du etwa eine gute Größe bei zehn Broten hast, also die kleinsten Mengen nicht zu klein und die größten Mengen nicht zu groß sind zum Rechnen.

Ich versuche da als Richtschnur immer nicht zu viel Stellen nach dem Komma zu haben. Je mehr glatte Beträge du hast, desto einfacher ist die Rechnung.

Dann rechne alle Materialien und Anteile, auch anderer Teilbereiche, zusammen und teile sie durch 10. Dann kommst du auf deinen Materialpreis pro Stück.

Du kalkulierst in den meisten Fällen immer in der Produktionsebene, also 1 Stück.

Bei den Lohnkosten durchdenke die Arbeitsgänge und schätze ein Zeitfenster, dass du für die Herstellung benötigst.

Nicht jeder ist in der Herstellung gleich schnell, geh also nicht nur von dir selbst aus.

Die Lohnkosten unterscheiden sich je Feld und Branche.

Man kann aber Mittelwerte bei den Lohnkosten googeln, damit du damit weiterrechnen kannst. Die Gemeinkosten kannst du auch aus Vergleichsrechnungen nehmen wie etwas Energiekosten.

Die IHK und andere Kammern liefern für die Ermittlung verlässliche Schätzungen, mit denen du deine ersten Werte ermitteln kannst und noch keine eigenen Daten vorliegen hast. Kontaktiere gern deine örtliche IHK oder andere Branchenverbände, wenn du dir unsicher bist.

Später im Geschäftsjahr kannst du sie dann durch selbst gebildete Daten ersetzen.

Es ist ohnehin immer ein guter Ansatz, die eigenen Preise regelmäßig nachzukalkulieren und den eigenen Produkt-Mix am Markt besser im Auge zu haben.

Du behältst damit auch deine eigene Wirtschaftlichkeit und Effizienz deiner Unternehmensbereiche im Fokus.

 Wie zuvor erwähnt, beobachte ich oft, dass die Preise nicht oder nur schlecht kalkuliert werden.

Der andere Effekt in diesem Zusammenhang ist der Trieb zum Billigen, vorwiegend bei den Gastronomen.

Man scheint dort streckenweise der Ansicht zu sein, dass man die Gäste nur bekommt, wenn man günstig unterwegs ist.

Wenn man das aber zu Ende denkt, nützt es keinem, die Produkte unter Preis zu verkaufen.

Der Gastronom etwa verdient nichts oder für einen enormen Aufwand kaum etwas. Er macht also sein Geschäft umsonst.

Und nach meiner persönlichen Meinung sind viele Gäste wie auch ich der Meinung, dass faire Preise und eine angemessene Qualität deutlich wichtiger sind, als ein günstiger Preis bei schlechter Qualität.

Lass dich also nicht gleich vom Markt oder deiner Meinung treiben. Achte darauf, dass dir auch der höchste Umsatz am Ende nichts bringt, wenn nichts unter dem Strich dabei herauskommt.

Jeder Mensch muss sein Auskommen haben und dein Geschäft soll, wann immer möglich verdienen, wie du es für deine Leistung verdienst.

Neben ihrer Funktion zur Preisfindung bietet sie nach meiner Ansicht eine optimale Möglichkeit, mehr Infos über die Prozesse zu bekommen, die ein internes und externes Herstellungsverfahren bieten kann.

Du hast die Steuerung und Kontrolle über das Produkt selbst und kannst es am Markt so platzieren, dass es zum Ende eines Geschäftsjahres bei der Gewinnermittlung wichtige Margen für das Unternehmen erzielt hat. 

Du siehst bei jedem Produkt auf der Einzelebene, welche betriebliche Aufwendung wo angefallen ist und wie sich dein Herstellungsgefüge und damit auch deine Marge weiter entwickeln.

Ich habe die verwendeten Kalkulationsschemata noch in einem Excel – File beigelegt für deinen Anfang.

Hier findest du alle 4 Schemata und eine Anleitung dazu.

Der nächste Teil dieser Serie, Buchhaltung für Anfänger, wird sich um den Bereich Rechnungen drehen. Wie die Finanzbuchhaltung Rechnungen bewertet, was laut dem Finanzamt alles enthalten sein muss und wie sie als Geschäftsvorfälle in der doppelten Buchführung verwendet werden.

Wichtige News zu den neuen Beiträgen bekommst du auch immer in den sozialen Medien oder hier im Blog.

Beachte auch die anderen Teile dieser Serie, die sich mit den Grundlagen der Buchführung, den Kennzahlen und Gewinn oder Verlust befassen. 

Viel Erfolg mit deinem Geschäft und viel Spaß beim Kalkulieren.