Willkommen zum zweiten Teil dieser Serie,

wir haben uns im ersten Teil sehr viel mit allgemeinen Begriffen und den Aufgaben des Rechnungswesens befasst.

Heute gehen wir etwas mehr in die reine Sicht der BWA und ihrer Grundlagen für Unternehmen mit Buchführungspflicht.

Wen betrifft die BWA in diesem Teil 2?

Unternehmungen mit EÜR wie Kleinunternehmer und Freiberufler verwenden sie eher nicht, da die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ihren Fokus rein auf die Einzahlungen und die Auszahlungen legt und nicht bilanziert.

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

Die GuV ist als Teil der Bilanz und beim Jahresabschluss eine Darstellung der Erfolgskonten und somit eine Abbildung der Aufwendungen und Erträge eines Unternehmens innerhalb eines vorgegebenen Zeitraumes. 

Dabei ist sie aber dem gesetzlich vorgegebenen Rahmen an Konten und der Form nach § 275 HGB unterworfen, damit ihre Darstellung für Externe vergleichbar ist mit anderen Unternehmen. (1)

Dieser Zeitraum ist üblicherweise ein Jahr, man schaut sich die GuV aber in der Praxis mit jedem Monatsabschluss an.

Im Gegensatz zu den Bestandskonten der Bilanz ist das sinnvoll, da sich die Erfolgskonten mit ihren Aufwendungen und Erträgen sehr viel schneller bewegen als die Bestandskonten in der Bewegungsbilanz.

Die Bestandskonten der Bilanz bewegen sich nur bei einer Buchung, z. B. der Inventur oder neu angeschafften Gütern.

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung, kurz BWA, verwendet als wichtiges Instrument im Controlling eine ähnliche Struktur auf der Basis der Erfolgskonten wie die GuV.

Sie ist dabei ein betriebliches Steuerungsinstrument mit Kennzahlen, um dir einen genauen Überblick über deine relevanten Zahlen der Finanzbuchhaltung eines bestimmten Zeitraumes zu geben.

Dabei arbeitet sie aufgrund der Zeitnähe in der Praxis oft mit einem vorläufigen Ergebnis.

Ein anderes Element im Controlling für die Unternehmenssteuerung ist unter anderem die Kosten- und Leistungsrechnung, auf die wir in späteren Teilen noch eingehen werden.

Der Vorteil der BWA ist unter anderem, dass sie dabei in der Erstellung keinen gesetzlichen Vorgaben unterliegt. Sie ist nicht für externe Zwecke gedacht und stellt damit auch nicht direkt ein offizielles Dokument dar.

Da sie dir damit ermöglicht, sie frei zu gestalten, kannst du dich auf deine relevanten Zahlen individuell fokussieren.

Natürlich gibt es in den meisten Lösungen der Buchhaltungssoftware Standard-BWAs wie Datev, die die Konten der für die meisten Unternehmen relevanten Zahlen darstellen. (2) 

Du kannst dir aber auch eine eigene BWA erstellen und lesen oder eine branchenübliche für deine Branche verwenden. Jedes Unternehmen legt Wert auf bestimmte Zahlen, die z. B. mit Waren- oder Transportbewegungen zu tun haben.  Manche tun das mit einer Excel-Vorlage oder einer Cloud-Lösung.

Andere erwarten eine detailliertere Darstellung der Personalaufwand, wenn sie sehr viele unterschiedliche Arten von Personal beschäftigen. 

In der Praxis betrachtet man die BWA monatlich, manche machen das sogar wöchentlich.

Dein Steuerberater kann mit dir zusammen eine Version der BWA entwickeln, die die Ertragslage abbildet, die du benötigst. Das kann man auf Basis der Gesamtleistung machen oder auch zum Branchenvergleich.

Der Unterschied zwischen GuV und BWA für Anfänger

Kommen wir zur Unterscheidung. Der ist wahrscheinlich auch schon herausgekommen. 

Die GuV verwendet die Erfolgskonten in der gesetzlich vorgeschriebenen Weise, sowohl in ihrer Reihenfolge als auch in ihrer Struktur. 

Die BWA dagegen fokussiert sich als Steuerungsinstrument nach den Bedürfnissen und Prioritäten des Unternehmens. Sie ist individuell strukturiert mit der Darstellung der relevanten Bereiche.

Dieser Unterschied entsteht durch die Nutzung. Die GuV als gesetzliches Dokument wird vorrangig von externen Personen angesehen, da sie bei der GmbH beispielsweise als Teil der Bilanz mit veröffentlicht wird.

Die BWA dagegen ist intern und wird meist nur von der Geschäftsleitung und der Buchhaltung verwendet. 

Daher ist sie viel detaillierter mit Bezug auf die Konten, die zum Beispiel in einer gewissen Gruppierung dargestellt werden sollen. 

Manchmal wird die BWA noch von Banken angefordert, die sich die für sie relevanten Sichten daraus extrahieren oder die Kontenstruktur der Branche kennen.

Die Gemeinsamkeiten und wichtigen Grundlagen von GuV und BWA im Rechnungswesen

Da beide fast identische Konten und Verfahrensweisen verwenden, sind die nachfolgenden Begriffe auch auf beide anzuwenden.

Die Kosten

Der Aufwand, der innerhalb eines Jahres entsteht, ist auch unter dem Begriff Kosten bekannt. Wobei Aufwand als eher allgemeiner Begriff dient, die Bezeichnung Kosten spezieller zu sehen ist, da er sich in 3 Bereiche aufteilt.

Fixe Kosten (FK)

Als Fixkosten bezeichnet man Beträge, die in ihrer Höhe und dem Zeitpunkt nahezu gleich und immer wieder anfallen. Zum Beispiel kann man hier die Kaltmiete für Gebäude nennen oder die Leasingkosten für Fahrzeuge und Maschinen. Man kann in der Regel auch die Abschreibung als linearen Fixbetrag ansehen.

Variable Kosten (VK)

VKs sind Beträge, die proportional unterschiedlich anfallen. Der Unterschied kann sowohl in der Höhe als auch dem Zeitpunkt anfallen. Hier kann ich die Beispiele Kraftstoff für Fahrzeuge oder Transporte für den Versand von Ware zum Kunden nennen.

Außerordentliche Kosten (AK)

Als außerordentliche Kosten bezeichnet man Aufwendungen, die nicht zur üblichen Geschäftstätigkeit eines Jahres gehören. Das können z. B. ungeplante Nachzahlungen sein oder auch auferlegte Bußgelder.

In der Praxis sehen die 3 Bereiche oft so aus, dass die FK einen hohen Anteil vom Wert darstellen. Die VK berühren die meisten unterschiedlichen Konten und die außerordentlichen AK sehr minimal vorhanden sind.

Die Strategie der Kosten

Strategisch gesehen trachtet ein Unternehmen anteilig gesehen immer danach, die FK so gering wie möglich zu halten und die VK hoch. 

Der Hintergrund ist hier, dass man die FK mit den Umsätzen auf jeden Fall erwirtschaften muss. Die Mietbeträge eines Monats bleiben die Mietbeträge, ob ich Erlöse erziele oder nicht.

Die VK verhalten sich aber zum Umsatz proportional, weshalb sie viel flexibler einsetzbar sind. 

Habe ich einen hohen Wert, habe ich einen höheren dazugehörigen Aufwand. Habe ich einen Monat mit niedrigerem Wert, habe ich auch niedrigere Beträge im Aufwand.

Über die VK – Werte kann man viel besser steuern und muss sie nicht immer wieder verdienen.

Die Erträge

Im Gegensatz dazu bezeichnet man die Erträge nur in einem Begriff, der sich aber auch in diese 3 Bereiche aufteilt.

Fixe Erträge

Je nach Art und Geschäft des Unternehmens können diese fixen Erträge hoch sein. Als Beispiel lassen sich hier Mieteinnahmen für Gebäude anführen oder Lizenzgebühren für Software, die der Kunde monatlich bezahlt.

In der Sicht ist das aber wie auf der Gegenseite ein fester wiederkehrender Betrag.

Variable Erträge

Die meisten Unternehmen haben in ihrem Geschäft variable Erträge. Wenn ich meinem Kunden eine bestimmte Ware liefere oder eine Leistung erbringe. 

Die Höhe und der Zeitpunkt liegen an den Bedürfnissen des Kunden.

Außerordentliche Erträge

Wie auf der Gegenseite handelt es sich hier um Einnahmen, die nicht zur gewöhnlichen Geschäftstätigkeit des Unternehmens gehören. 

Ein Beispiel ist hier eine Beihilfe der öffentlichen Hand für ein Investitionsvorhaben.

Die Strategie der Erträge

Erträge lassen sich in den meisten Fällen geringer strategisch planen, da sie vom Kunden, also von äußeren Faktoren abhängig sind. 

In der Praxis arbeitet man hier oft mit dem Zeitpunkt. In dem man etwa eine Lieferung an den Kunden, mit dessen Billigung, vorzieht oder verschiebt, um die Erträge besser steuern zu können, in den Monaten.

Oder in dem man Anzahlungen vereinbart bei großen Bauvorhaben.

Die Verfahren beim Aufbau der BWA und GuV

Als Unternehmen hast du die Möglichkeit, zwischen zwei verschiedenen Darstellungen zu wählen. Die Entscheidung wird überwiegend durch die Art des Unternehmens beeinflusst.

Das Gesamtkostenverfahren (GKV)

Dieses Verfahren geht vom Grundsatz der Kosten ganzheitlich an die Darstellung heran. Du stellst dem Erlös alle Kosten, ob fix oder variabel, ob dazugehörig oder nicht, gegenüber.

Es gibt keine Unterscheidung zwischen Kosten, die zu einem bestimmten Bereich gehören oder nicht. Du erfasst alle Aufwendungen ganzheitlich.

Das Umsatzkostenverfahren (UKV)

Das UKV dagegen hält sich an seinem Namen und listet praktisch in seiner Sicht zuerst den Umsatz, oder den betrieblichen Rohertrag auf und dann die direkt dazugehörigen Beträge im Aufwand. Die anderen Aufwendungen werden separat hinzugefügt.

So hast du die genauere Sicht, welche Beträge zu den Umsätzen gehören und welche nicht.

Die Strategie der Wahl des Verfahrens

Zuerst muss ich sagen, dass beide Verfahren am Ende natürlich zum identischen Ergebnis in der Erstellung einer betriebswirtschaftlichen Auswertung führen.

Die meisten Unternehmen verwenden das GKV, da sie das Unternehmen immer ganzheitlich betrachten und somit einen vollständigen Ansatz wählen.

Es gibt aber auch Unternehmen, bei denen der direkte Ansatz des Aufwandes zum Erlös und somit das Verhältnis essenziell ist.

Das trifft zum Beispiel auf große Konzerne zu, aber auch Firmen, die international tätig sind und in verschiedenen Ländern Standorte haben. Dabei kann es auch vorkommen, dass diese Unternehmen ein internes Rechnungswesen, ein externes Rechnungswesen oder eine Mischform über verschiedene Länder hinweg haben. 

So sind sie in der Lage, den Umsatz eines Landes und seine anteiligen Werte besser darzustellen als im generalistischen Ansatz des GKV.

Die Hauptbestandteile der BWA

Die BWA unterglieder sich in drei grundsätzliche Gebiete.

Die Umsatzentwicklung

Die Umsatzentwicklung stellt die Umsatzerlöse, die Veränderung des Umsatzes zu vorherigen Zeiträumen und die Umsatzrentabilität dar. 

Umsatzrentabilität oder Umsatzrendite (ROS) ist das prozentuale Betriebsergebnis im Verhältnis der Erlöse zu den Kosten. Wenn ich zum Beispiel 1.000 € erwirtschafte, wie viel Gewinnanteil in Prozent habe ich am Umsatz.

Die Kostenstruktur

Welcher Aufwand ist im Unternehmen wo angefallen? Wie viel Verbrauch habe ich in meinen Beständen gehabt, um meinen Umsatz zu erzielen.

Die detaillierte Strukturierung ist wichtig zur Ermittlung und Analyse der angefallenen Kosten.

Die Liquidität (LIQ)

Die LIQ ist die Verfügbarkeit von flüssigen Mitteln und wird in mehrere Liquiditätsgrade aufgeteilt.

LIQ 1 (Barliquidität oder Cash Ratio)

Diese sogenannte Bar-LIQ ist die direkte und höchste Verfügbarkeit. Wir reden hier zum Beispiel von Bankguthaben oder Kassenbeständen. Weiterhin sind die kurzfristigen Verkäufe eingerechnet, die zeitlich sehr nah liegen.

LIQ 2 (Einzugsliquidität oder Quick Ratio)

Diesen Grad nennt man Einzugsliquidität. Sie berechnet neben den Mitteln auch die Forderungen mit ein, also den Bestand der schon geschriebenen Rechnungen.

LIQ 3 (Umsatzliquidität oder Current Ratio)

Der dritte Grad verwendet das gesamte Umlaufvermögen eines Unternehmens, das in flüssige Mittel umgewandelt werden könnte. Also auch die Warenbestände und andere verkaufbare Werte des Unternehmens.

Die Strategie der liquiden Mittel

Die LIQ misst man meist mit einem bestimmten Ziel, also einer Vorgabe.

Nimm unter anderem den Wert deiner offenen Rechnungen der Lieferanten oder Personalkosten, die du zu einem bestimmten Zeitpunkt zu bezahlen hast.

Du schaust in der Praxis, welche Liquidität benötige ich zu welchem Zeitpunkt. Oder aus Sicht der BWA, reicht meine Liquidität im Schnitt um meine Kosten zu decken oder nicht?

Das ist ein wichtiger Faktor im Hinblick auf Investitionen, die man tätigen will. Du hast durch die Investition Ausgaben, die deinen flüssigen Mitteln abgerechnet werden müssen.

Daher ist es auch ein wichtiger Index für Kreditgeber, die deine Liquidität beurteilen müssen zur Einschätzung ihres Kreditrisikos.

Mit steigendem Grad der Liquidität steigen natürlich auch die Anforderungen an den Wert, der durch den Grad errechnet wird.

Dadurch, dass der Wert aber immer mehr Bereiche einbezieht, lässt sich eine viel bessere Einschätzung der Lage des Unternehmens ermitteln. 

Die Arten der BWA

BWAs sind oft Ausprägungen und einsatzgebunden für bestimmte Themenbereiche. Die wichtigsten in diesem Kontext sind die klassische BWA, die Summen- und Saldenliste und die kurzfristige Erfolgsrechnung.

Die klassische BWA

Die Standard-BWA ist die Übersicht der Erfolgskonten, die du mit deinem Unternehmen für deine Einsatzzwecke definiert hast. 

Die Summen- und Saldenliste (SuSaLi)

Die sogenannte SuSaLi ist ein Prüfungsinstrument der Buchführung. Sie stellt dar, wie die Summen der Geschäftsvorfälle im Verlaufe eines bestimmten Zeitraumes auf welche Konten gebucht wurden. Auch erfährst du, mit welchen Salden die Konten abgeschlossen wurden in diesem Zeitraum.

Das ist hilfreich, wenn man z. B. einzelne Bewegungen auf den Konten nachvollziehen will. Warum sind welche Kosten höher oder niedriger ausgefallen?

Die kurzfristige Erfolgsrechnung

Die kurzfristige Erfolgsrechnung (oft auch als kurzfristige Ergebnisrechnung oder Deckungsbeitragsrechnung bezeichnet) hat das Ziel, die direkten Kosten dem Umsatz in einem kurzen Zeitrahmen gegenüberzustellen. 

So kannst du auf direktem Wege ermitteln, wie sich deine Kosten zum Umsatz in kurzen Abständen verhalten haben.

Die Zusammenfassung

Mit der GuV und der BWA sind zwei unterschiedliche Instrumente des Finanz- und Rechnungswesens zu sehen, die meist dieselben Erfolgskonten verwenden, aber unterschiedlichen Zwecken dienen.

Die GuV ist eine generalisierte Sicht der Bilanz, die gesetzlichen Regeln unterliegt und für externe Betrachter gedacht ist.

Dagegen ist die BWA ein internes Steuerungsinstrument der Unternehmensführung, das du für deine Zwecke mitgestalten kannst. Sie gibt dir einen Überblick über die aktuelle wirtschaftliche Lage.

Der Aufwand eines Zeitraumes wird auch als Kosten bezeichnet, diese gliedern sich in fixe, variable und außerordentliche Kosten. 

Die fixen Kosten fallen immer an, die variablen proportional zu deiner Geschäftstätigkeit und die außerordentlichen in Ausnahmefällen.

Die Erträge verhalten sich ähnlich. Fixe Erträge sind wiederkehrende Erträge, variable Erträge sind die normalen geschäftsüblichen Erträge und außerordentliche Erträge gehören nicht zur normalen Tätigkeit.

Die BWA und die GuV sind nach zwei unterschiedlichen Verfahren darstellbar, die aber immer am Ende zum gleichen Ergebnis führen.

Das Gesamtkostenverfahren (GKV) verfolgt den generellen Ansatz, alle Kosten den Erträgen gegenüberzustellen.

Das Umsatzkostenverfahren (UKV) konzentriert sich auf den Umsatz und die direkt damit verbundenen Kosten und listet die sonstigen Kosten separat auf.

Zusammengesetzt, besteht die BWA unter anderem aus der Umsatzentwicklung, der Kostenstruktur und der Liquidität.

Die Umsatzentwicklung kümmert sich um die Umsätze und ihre weitere Entwicklung.

Die Kostenstruktur stellt die Kosten in einer bestimmten Weise dar, dass sie die für deine Sicht wichtigen Kosten übersichtlich darstellen kann.

Mit Liquidität bezeichnet man die verfügbaren Mittel deines Unternehmens. Diese wird für die Bewertung in mehrere Grade aufgeteilt.

Der erste Grad bezeichnet unter anderem die flüssigen Mittel, der zweite berücksichtigt die offenen Forderungen und der dritte das gesamte umlaufende Vermögen.

Die BWA kann man auf unterschiedliche Arten betrachten. Einmal klassisch in der Übersicht, über das Kontrollinstrument der SuSaLi oder in der Steuerung mit der kurzfristigen Erfolgsrechnung.

Ausblick

Ich bin in diesem Teil sehr auf die Grundzüge der BWA und die einzelnen Begriffe dieses speziellen Bereiches eingegangen. Du hast gemerkt, dass die BWA ein wichtiges Instrument im Bereich des Rechnungswesens darstellt.

Daher habe ich mir überlegt, den praktischen Ansatz, die Chancen und Risiken und die Möglichkeiten in einem separaten Teil mit dir anzuschauen.

So können wir uns losgelöst von der reinen Begrifflichkeit direkt mit dem praktischen Einsatz beschäftigen und du kannst es in Ruhe lesen und verstehen.

Wie wird die BWA richtig erstellt und wie liest man die Daten der BWA?

Wie kann die Aufstellung einer BWA helfen, mit den Daten aus der Finanzbuchhaltung die Kosten- und Ertragslage und damit den wirtschaftlichen Erfolg laufend zu beobachten und damit die Entwicklung des Unternehmens im Blick zu behalten?

Du wirst auch sehen, welche Anforderungen man an eine betriebswirtschaftliche Auswertung stellen muss.

Das weitere Wissen rund um das Thema BWA gibt es im nächsten Teil dieser Serie zum Thema Rechnungswesen für Anfänger.

Danke für deine Aufmerksamkeit.