Warum sind Rechnungen so wichtig für dich?

Zuerst sind Rechnungen natürlich Dokumente. Das heißt, sie gehören zu deinen Geschäftspapieren und müssen mit Sorgfalt behandelt werden. 

Werfe sie also nie so einfach weg, ohne sie gesichert oder gespeichert zu haben.

Auch wenn Rechnungen von Haus ein leicht negatives Image haben, weil sie sich mit Geld befassen, so sind sie doch ein bedeutungsvoller Baustein dafür, wo dein Unternehmen gerade finanziell steht.

Sie geben dir Klarheit, egal ob es sich um Eingangs- oder Ausgangsrechnungen handelt. Du siehst genau, wann du welche Beträge zu bezahlen hast und wann deine Kunden dir Geld zu bezahlen haben.

Das halte ich vor allem bei kleineren und mittleren Unternehmen für einen essenziellen Punkt, weil sie dein Geschäftsleben planbar gestalten.

Außerdem sind sie die definitive Feststellung eines Betrages für ein Gut oder eine Leistung, die geliefert oder erbracht worden ist.

Du kannst also faktisch damit auch messen, wie viel dich der Einkauf gekostet oder wie viel dir der Verkauf einbringen wird und sind somit eine wichtige Basis deiner Kalkulation und Planung.

Welche nationalen Vorschriften gibt es?

Die wichtigsten beiden Gesetze, mit denen du im Bereich Rechnungen zu tun hast, sind das Umsatzsteuergesetz und das Handelsgesetzbuch, wenn du einen gewerblichen Betrieb oder eine Kapitalgesellschaft hast.

Natürlich gibt es noch andere Gesetze und Spezialfälle, aber der überwiegende Teil deiner Belege haben mit diesen Gesetzen zu tun.

Worauf muss ich bei einer nationalen Rechnung achten?

Das größte gängige Problem ist meist und leider immer noch die falsche Ausstellung des Dokumentes. Meistens werden vorgeschriebene Angaben vergessen.

Ich liste dir hier mal die wichtigsten Punkte auf, die nach den Gesetzen für nationale Rechnungen auf deinen Dokumenten vorhanden sein müssen, sowohl bei den Belegen deiner Lieferanten als auch bei deinen.

Nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG §14)

Sowohl vom liefernden/leistenden Unternehmer als auch vom Empfänger, bzw. Adressat des Dokumentes . 

Die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die USt-Identifikationsnummer. Es kann auch beides angegeben werden.

Das genaue Datum, an dem der Beleg erstellt wurde. 

Eine eindeutige Nummer, um die Rechnung zuordnen zu können. 

Hier noch ein Tipp, um deinen Kunden und anderen Beteiligten das Leben etwas zu erleichtern.

Verwende für deine Belege am besten eine einmalig verwendbare Nummer!

Einige Rechnungssteller fangen jedes neue Jahr immer wieder mit Nummer 1 an, sprich, wenn ich einen Beleg aus Januar 23 habe, hat sie die gleiche Nummer wie Januar 24, was Verwechslungen ermöglicht.

Als Finanzspezialist, der in seiner Karriere Zehntausende von Rechnungen gesehen hat, kann ich nur bitten. Verwende eine einmalige Nummer und wenn du zum Beispiel 23–001 und im Folgejahr 24-001 nutzt.

Das erleichtert allen das Leben gewaltig.

Eine genaue Beschreibung der gelieferten Waren oder der erbrachten Dienstleistungen. 

Der Gesamtbetrag, einschließlich der Umsatzsteuer, sowie des Ausweises des Steuerbetrages. 

Das Lieferdatum ist für den Vorsteuerabzug insofern entscheidend, als das es den Zeitpunkt markiert, ab dem der Empfänger die Vorsteuer geltend machen kann.

Das Vorsteuerabzugsrecht entsteht erst mit vollständiger Leistungserbringung. Dieses Lieferdatum gilt in der Regel als Beleg dafür, dass die Leistung erbracht wurde. Die Ausnahme hier ist nur bei Anzahlungen erfüllt. Diese können auch vor der endgültigen Erledigung angesetzt werden.

Das Lieferdatum bestimmt auch den Zeitraum, in dem die Vorsteuer geltend gemacht werden kann. In der Regel muss die Vorsteuer im Jahr der Lieferung oder im folgenden Jahr geltend gemacht werden.

Nach dem Handelsgesetz (Kapitalgesellschaften und eingetragene Kaufleute)

Im Handelsgesetz werden zwar der Begriff und Bezug auf Rechnungen nicht direkt erwähnt. 

Es gibt jedoch im § 37a HGB Vorschriften über Pflichtangaben für alle Geschäftsbriefe, was alle Geschäftsunterlagen einschließt.

Hiermit ist der Ort gemeint, an dem sich der gesetzliche Sitz des Unternehmens befindet. 

Diese Angabe für Kapitalgesellschaften und eingetragene Kaufleute umfasst in der Regel:

• Das Registergericht, bei dem die Gesellschaft eingetragen ist
• Die Handelsregisternummer

Natürlich gibt es Sonderregelungen für Zweigstellungen und Vereinfachungen für Belege unter 250,00 Euro.

Ich selbst gebe hier aber immer den Rat, den Rechnungsvordruck, also das Bild gleich so zu gestalten, dass alle Eventualitäten erfüllt werden, ohne dass man z.B. für Auslandsrechnungen unterschiedliche Versionen in der Software verwenden muss.

Verwende also am besten ein Formular in deiner Software, das alle Anforderungen erfüllt.

Wenn wir hier von den Anforderungen an deine Rechnungen reden, gelten die natürlich auch für alle anderen. Achte bitte immer darauf, dass du nur Belege von anderen in deine Bücher nimmst, die auch den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

Es gibt nichts Schlimmeres, als dass dir dann in den Prüfungen eine falsch ausgestellte Rechnung auf die Füße fällt.

Wie sollte eine Rechnung aus dem Ausland aussehen?

Ausländische Rechnungen unterliegen in der Regel ähnlichen nationalen Vorschriften des ausstellenden Landes. 

Trotz der europäischen Harmonisierung gibt es noch einzelne Vorschriften, die sich unterscheiden.

Beispielsweise enthalten französische Belege das gezeichnete Kapital der Gesellschaft.

Generell musst du aber bei der Verwendung von ausländischen Rechnungen auf Folgendes achten:

Lesbarkeit

Ein Beleg eines ausländischen Lieferanten, den du verwendest, muss lesbar sein. Der Rechtsgebrauch spricht dabei von lateinischen Buchstaben. 

Wenn du also eine Unterlage nur mit japanischen Schriftzeichen hast, ist diese in deinen Büchern in Deutschland nicht verwendbar, es sei denn du hast eine beglaubigte Übersetzung des Textes.

Heutzutage ist vor allem im globalen Bereich die Verwendung mehrsprachiger und universeller Rechnungen üblich, aber es ist wichtig, das trotzdem zu wissen.

Besteuerung

Wenn du eine Unterlage von einem ausländischen Lieferanten hast, treffen hier praktisch zwei Steuergesetze aufeinander. Das Gesetz deines Landes und des Landes des Rechnungsstellers. 

Um den Geschäftsverkehr zu vereinfachen, haben die meisten Länder sogenannte Doppelbesteuerungsabkommen. Das bedeutet, dass vertraglich zwischen den Ländern geklärt ist, wer wann welche Steuer erheben kann.

Im Warenverkehr ist das überwiegend nicht relevant, da der Export von den meisten Ländern durch Steuerfreiheit subventioniert ist, während der Import der sogenannten Einfuhrumsatzsteuer unterliegt. 

Das bedeutet, dass du die Umsatzsteuer, die du im Inland auf die Ware zahlen würdest, trotzdem an die Zollbehörden bezahlst, sie aber mit deiner Steuer verrechnen kannst, was am Ende wieder null für dich ergibt.

Bei Leistungen, also allen Berechnungen, die nichts mit Gütern zu tun haben, liegt der Fall anders. Hier gibt es auch spezielle Konstellationen, wann was zum Tragen kommt.

Eventuelle besondere Bestimmungen

In manchen Ländern gibt es besondere Bestimmungen über die Verwendung und Darstellung von Rechnungen, zum Beispiel im interkontinentalen Handel.

Informiere dich am besten im Vorfeld, bevor du Waren oder Dienstleistungen aus dem entsprechenden Land beziehst oder dorthin verkaufen willst.

Was versteht man unter Reverse-Charge – Einfach erklärt?

Ja, Reverse Charge. Sinngemäß erklärt handelt es sich hier um eine Vereinfachung des Ablaufes von internationalen Geschäften. Einer der beiden Vertragspartner übernimmt die Besteuerung für den anderen.

Lass mich das an einem Beispiel erklären.

Du beziehst Entwicklungsleistungen von einem Anbieter aus Polen.

Wenn dieser Anbieter dir einen Beleg für seine Tätigkeit schreibt, müsste er die nach dem Steuergesetz mit deutscher Umsatzsteuer berechnen, da du deinen Sitz in Deutschland hast.

Jetzt hat diese polnische Firma keine Beziehung zum deutschen Finanzamt und könnte die eingenommene Umsatzsteuer also nur mit größerem Aufwand an das deutsche Finanzamt abführen.

Hier kannst du die polnische Firma unterstützen, indem du Reverse Charge anwendest.

Das bedeutet in der Praxis, dass dein Partner auf seiner Rechnung vermerkt, dass der Beleg über Reverse Charge läuft.

Das ist eine Pflichtangabe, sonst kannst du das Verfahren nicht anwenden.

Im Reverse-Charge-Verfahren übernimmst du die Steuerschuld des Polen an das deutsche Finanzamt, sprich, du führst die Umsatzsteuer ab und bekommst auch gleich die Verrechnung wieder über deine Vorsteuer.

Für dich am Ende wieder Betrag Null, aber dem Partner hast du geholfen und die offizielle Besteuerung ist auch erfüllt.

Meist ist das auch kein Mehraufwand, da deine Buchhaltungssoftware die Verbuchung mit dem richtigen Steuercode auch richtig zuordnet. Dein Steuerberater oder dein externes Rechnungswesen erkennt solche Belege aber auch in der Verbuchung.

Für die Steuerbehörden hat es natürlich auch den Hintergrund, Steuerverlagerung in Niedrig-Besteuerungsländer und Betrug vorzubeugen, aber es vereinfacht die internationale Zusammenarbeit, was ich als viel wichtiger ansehe.

Das innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäft und andere grenzüberschreitende Geschäfte

Du hast diesen Begriff sicher mal gehört. Innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft.

Die Situationen sind leider auch ziemlich kompliziert und gehen tief in internationales Steuerrecht, weshalb ich dir hier in diesem Leitfaden für Anfänger nur den Begriff nahebringen will.

Ein einfaches Beispiel für ein solches Dreiecksgeschäft.

Du hast Firma A und bestellst eine Leistung in Belgien bei einem Partnerunternehmen B. Unternehmen B bestellt auf deine Bestellung das Teil bei Unternehmen C in Spanien, das es nach Absprache für dich final ausführt.

Eigentlich ein simpler Fall, der in der Praxis häufiger vorkommt im internationalen Handel.

Was das Ganze aber etwas komplizieren kann, ist die Steuergesetzgebung.

Wir haben hier drei unterschiedliche Länder und jedes Land will eigentlich etwas vom Steuerkuchen haben.

Somit kommen wir dazu, dass man klären muss, wer welche Ansprüche hat.

Und das ist besonders in sehr unterschiedlichen Fällen wie der Fertigung oder Teilfertigung bei unterschiedlichen Firmen nicht immer einfach.

Aber ich möchte dich da auch jetzt nicht überfrachten, sondern dir nur einen Eindruck geben, wovon man dabei spricht.

Wenn du solche Situationen hast, wende dich bitte an einen Steuerspezialisten, ob inhouse an deinen Buchhalter oder extern.

Betrügerische Rechnungen

Leider gibt es immer und immer wieder betrügerische Dokumente und Fälschungen in der Hoffnung, dass diese im normalen Geschäft untergehen und niemand die Fälschung erkennt.

Der Weg von betrügerischen Rechnungen

Ich habe schon viele Fälschungen gesehen und auch bereits welche als Fälschungen identifiziert. Um dir neben dem visuellen Beispiel ein paar Tipps zu geben, merke dir diese Punkte.

Es gibt viele Menschen, die denken, betrügerische Belege kommen nur auf dem Onlineweg zu den Unternehmen.

Nein, selbst auf dem Postweg bekam ich schon welche.

Sei dir also nie sicher, woher eine solche Rechnung kommen kann. Eine postalische Zusendung ist nicht automatisch gleich eine sichere Unterlage.

Die Art des Lieferanten 

Viele Unternehmen haben sehr hohe Hürden bei der Anlage neuer Lieferanten in ihren Systemen, ganz einfach, weil nach erfolgreicher Anlage meist der ganze Zahlungsprozess automatisch verläuft. 

Wenn also eine betrügerische Bankverbindung mal in den Zahlungssystemen eingespielt ist, kann sehr viel Geld verloren gehen, bevor dieses Problem bemerkt wird.

Das kommt schon von der Masse her, dass dieses faule Ei in der Menge der Lieferanten untergeht. 

Ich will aber auch auf bestehende Lieferanten zu sprechen kommen. Manchmal ändern sich Stammdaten, ob mit Ankündigung oder ohne. Frag im Zweifel immer beim Lieferanten zurück, ob diese Änderung korrekt ist oder nicht.

Das Muster von Fälschungen

Die meisten Fälschungen sind an Mustern, z. B. Unvereinbarkeiten, zu identifizieren. Damit meine ich salopp gesagt Dinge, die nicht zusammenpassen.

Um dir ein Beispiel zu geben,

eine ganze Weile war eine Fälscherbande deutschlandweit am Werk mit der Fälschung von Kostennoten von Gerichten aus Deutschland.

Diese passten aber nicht zusammen, weshalb ich etwa diese Fälschungen sofort erkennen konnte.

Was passte nicht zusammen?

Wir erhielten eine Kostenrechnung vom Landgericht Berlin. Diese sah auch ganz so aus wie eine Kostennote eines Gerichtes. Es gab jedoch gleich zwei Dinge, die nicht zusammenpassten.

Bei Gerichtsrechnungen sind im Briefkopf größtenteils Landeswappen zu sehen.

In diesem Fall war über dem Schriftzug des Landgerichts Berlin das Wappen von Nordrhein-Westfalen zu sehen.

Ein Berliner Gericht würde niemals das Wappen eines anderen Bundeslandes verwenden.

Dazu kam noch eine ausländische Bankverbindung, die die Fälschung endgültig sichtbar machte. Ein deutsches Gericht würde niemals eine ausländische Bankverbindung nutzen, die verwenden immer Konten bei den Staatsbanken oder staatsnahen Banken im Inland.

Und so kannst du sie oft erkennen, durch Dinge, die nicht zusammenpassen können.

Aber ich mache dir auch keine Illusionen. Hundertprozentig alle wird man nie finden. 

Zumal die Fälschungen immer besser werden.

Aber jede, die du findest oder siehst, ist eine weniger, durch die ein Schaden entstehen kann.

Die Daten immer genau prüfen

Es gibt sehr viele Tools online, mit denen du Daten prüfen kannst.

Du kannst die Website googeln und ins Impressum schauen.

Es gibt Prüfertools für IBANs, genauso ist das Handelsregister online einsehbar oder Rating-Portale veröffentlichen Daten über die Unternehmen.

Nutze deine Quellen, online und offline, um die Daten zu prüfen.

Vertraue deinem Gefühl

Wenn du dir bei einer Rechnung nicht sicher bist, prüfe sie.

Und wenn man kurz das Telefon in die Hand nimmt und dort anruft, ob die Rechnung in Ordnung ist.

Jeder Partner zieht eine kurze Prüfung dem Verlust seiner Zahlung aufgrund von Fälschungen vor.

E-Rechnung – Worum geht es dabei?

Ab kommendem Jahr werden die bisherigen Formen der Rechnungsstellung zwischen Unternehmen durch eine weitere Form ergänzt, die zukünftig ab 2027 die anderen Formen ablösen wird.

Dabei handelt es sich um die E-Rechnung, eine digitale Rechnung in besonderer Form.

Sinn und Zweck der E-Rechnung sind die Vereinfachung des Geschäftsverkehrs zwischen Unternehmen bei gleichzeitiger Reduzierung von Steuerbetrugsrisiken.

Das System wird in ganz Europa ausgerollt und soll den gesamten Geschäftsverkehr der Union transparenter und strukturierter gestalten.

Beachte bitte auch, dass die E-Rechnung ab 2025 verwendet werden soll. 

Das bedeutet, wenn deine Kunden ab nächstem Jahr eine E-Rechnung verlangen, musst du sie auch liefern können. 

Auch wenn die Übergangsfrist bis 2027 und 2028 läuft.

E-Rechnung – Wie sehen die beiden Typen aus und was bedeuten sie

Gegenwärtig gibt es zwei Typen, die um das zukünftige Format der E-Rechnung wetteifern. Beide sind aktuell zulässig. 

Die X-Rechnung

Die X-Rechnung ist eine Rechnung auf codierter Basis, die nur mit einem entsprechenden Reader komplett lesbar ist.

Sie ist einfacher im Datenverkehr, auch wenn man die Reinform nur mit dem Reader lesen und prüfen kann.

Die Softwarehersteller arbeiten an einem System mit integriertem Reader, um die einfache Lesbarkeit zu ermöglichen.

Die Zugferd-Rechnung

Diese Variante ist eine Art Kompromisslösung. Es handelt sich hier um eine PDF-Rechnung, die die Codes analog der X-Rechnung praktisch in der Datei Huckepack trägt.

Du hast vorn das PDF, das du anschauen und prüfen kannst, und auf weiteren Seiten die Codierung analog der X-Rechnung.

Ich finde dieses System, von dem die Experten denken, dass es sich wohl durchsetzen wird, sehr praktisch, da man die Rechnung visuell anschauen kann und gleich die Signatur und die Daten in demselben File mit dabei hat.

Zusammenfassung und Fazit

Das waren jetzt mal die wichtigsten Themen im Zusammenhang mit Rechnungen, schnell und einfach.

Wie schon erwähnt, sieh Rechnungen immer als eine Hilfe an, einen Wegweiser in deinen Finanzen und deinem Controlling. 

Sie machen dein Geschäftsleben messbar und planbar. Forderungen und Verbindlichkeiten sind Bereiche, die man immer im Blick haben muss.

Achte bei Rechnungen immer auf das Aussehen, unabhängig von der Informationsquelle, passen die Daten zusammen oder nicht. 

Vertraue auf das Gefühl, das du mit der Zeit darin entwickeln wirst. Wenn etwas komisch ist, lieber prüfen als einfach akzeptieren.

Und achte darauf, dass deine Rechnungen immer den gesetzlichen Vorschriften entsprechen. 

Die Form ist wichtig, um Probleme und Korrekturen zu vermeiden.

Danke für deine Aufmerksamkeit.