Hallo und Willkommen zu diesem Leitfaden,

ich habe im Verlauf meiner langen Praxis oft festgestellt, dass sowohl Unternehmer als auch Solo-Selbstständige und Freiberufler keine genaue Übersicht über ihre Finanzen hatten.

Es ist hierbei nicht meine Absicht, Buchhalter und Controller vom Nullpunkt zum Experten auszubilden und dich mit Begriffen zu überschütten. Wir können hier auch keine mehrjährige Ausbildung oder ein Studium ersetzen.

Natürlich muss ich weiterhin angeben, dass ich keine Steuer- oder Rechtsberatung betreibe. Dies ist den entsprechenden Fachleuten vorbehalten.

Ich habe nur den Wunsch, dich in diesem ersten Teil einer mehrteiligen Serie mit einem grundsätzlichen Verständnis der doppelten Buchführung und des Finanzwesens zu versorgen. Was das Finanzwesen bietet, was zu seinen Aufgaben gehört und was gesetzlich verpflichtend ist.

Am Anfang, bevor wir in einzelne Bereiche gehen können, müssen wir durch die Struktur gehen und sie verstehen, um darauf dann aufbauen zu können.

Hintergrund des gesamten Bereiches ist es, die finanzielle Lage und die Entwicklung eines Unternehmens für die Leitung selbst zu ermitteln, als auch für das Finanzamt und die Prüfungsinstanzen verständlich und sichtbar zu machen.

Damit sind wir auch schon beim generellen Unterschied im Finanzbereich angekommen.

Klassisch unterteilt sich das Finanzwesen in Accounting (also die reine Buchführung) und Controlling (die analysierende Buchhaltung)

Der Buchführungsbereich hat die Aufgabe, alle Geschäftsvorfälle den entsprechenden Konten richtig zuzuordnen und zu verbuchen.

Außerdem trägt das Accounting dafür Sorge, alle relevanten Belege zu prüfen und sicher gemäß den gesetzlichen Vorschriften zu verwahren.

Neben der Buchführung ermittelt die Buchhaltung, warum sich welche Zahlen wie entwickelt haben und welche Entscheidungen auf Basis der Ergebnisse getroffen werden müssen.

Aufgrund der unterschiedlichen Ansätze und der möglichen Einflüsse aufeinander werden diese beiden Bereiche daher in mittleren bis großen Unternehmen strikt getrennt.

Das Accounting verbucht alle Belege und Beträge gemäß den gesetzlichen Vorschriften und den internen Richtlinien ohne andere Einflussnahme.

Das Controlling prüft und analysiert die Ergebnisse und ermittelt sich daraus ergebende Entscheidungen, ohne jedoch auf die vorliegenden Ergebnisse selbst einzuwirken.

Je nach Rechtsform des Unternehmens gibt es eine Buchführung oder die Gewinnermittlung über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).

Das ist für Kleinunternehmer wichtig, die einen Umsatz von weniger als 22.000 EUR erzielen. Diese Regelung erfordert nur eine einfache EÜR mit der Formel (Betriebsertrag – Betriebsaufwand = Betriebsergebnis). (1)

Freiberufler sind grundsätzlich nicht buchführungspflichtig, sondern nur verpflichtet, eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zu erstellen, unabhängig von ihren Umsätzen oder Gewinnen.

Nach § 141 der Abgabenordnung (AO) besteht eine Buchführungspflicht aber für Gewerbetreibende, wenn sie in einem Kalenderjahr Umsätze von mehr als 800.000 EUR oder einen Gewinn von mehr als 80.000 EUR erzielen. (2)

Sollte die Unternehmung die oben genannten Einkommensgrenzen überschreiten, kommen wir zur Buchführung, die natürlich komplexer als die EÜR gestaltet ist, die nur Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellt.

Die im Handelsregister eingetragene Kapitalgesellschaft (z. B. GmbH, AG) und auch die OHG sind dagegen § 238 HGB zur doppelten Buchführung verpflichtet. (3)

Es ist generell wichtig zu wissen, dass du als Unternehmer die Verantwortung für deine Bücher trägst. Das ist unabhängig davon, ob du die komplette Buchhaltung selbst oder vorbereitend durchführst oder ob du die Buchhaltung ganz an einen Steuerberater abgibst. (4)

Ein Steuerberater kann dich in der doppelten Buchführung und Bilanzierung unterstützen. Wenn man sich nicht selbst im Thema auskennt oder damit befassen kann, ist das auch immer der beste Weg zu einer sauberen Buchführung. 

Natürlich kann man die Buchhaltung selbst erledigen, beispielsweise mit einer Buchhaltungssoftware. Es gibt optimale Softwarelösungen auf dem Markt, mit dem sich die Buchführung für Selbstständige und Unternehmen, als auch die Buchhaltung einfach und schnell erledigen lassen.

Aber wenn man die Berechnung und Abführung der Umsatzsteuer an das Finanzamt bedenkt, sollte man sich in der Buchführung unterstützen lassen.

Selbst Unternehmen mit Fachpersonal nutzen oft die Dienste von Steuerberatern für den Abschluss, oder als Prüfungsinstanz zur Absicherung.

Mit eigenem Fachpersonal und / oder einem Steuerberater stellst du sicher, dass du den Überblick behältst und die wichtigen Informationen zur Steuerung deines Unternehmens immer schnell und einfach zur Verfügung hast.

Die Grundlagen der Buchführung und des Rechnungswesens, wie wir sie heute kennen und verwenden, wurde im 14. Jahrhundert in den großen Handelszentren Italiens erfunden. 

Man nennt sie doppelte Buchführung, weil jede Buchung immer eine Gegenbuchung zur Folge hat.

Man fügt also keinen einzelnen Wert einfach einem Konto hinzu, ohne dass der Wert auch ein anderes Konto beeinflusst.

Als Beispiel

Ein Kunde zahlt eine offene Rechnung. Man bucht also einen Eingang auf dem Bankkonto. Gleichzeitig geht der Wert der offenen Rechnungen in den Forderungen herunter, da der Kunde seine Rechnung beglichen hat. Es sind also zwei Konten berührt worden.

Diese gleichzeitige Bewegung zweier Konten nennt man einen Buchungssatz.

Dieser besteht immer aus einer Soll- und einer Haben-Buchung.

Dabei ist es egal, welche Konten berührt werden.

Die Hauptaufgabe des Accountings besteht zunächst aus der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und aller dafür relevanten Belege. 

Diese Aufzeichnungen, z. B. Belege der Einnahmen und Ausgaben, müssen nach gesetzlichen Fristen manuell oder im automatisierten digitalen Bereich aufbewahrt werden.

Der Jahresabschluss in der Ermittlung und Erstellung gehört auch zu diesen Aufgaben.

Die Struktur besteht in ihren Grundzügen aus Konten, jeder Bereich hat sein eigenes Konto innerhalb eines Kontenrahmens, der vorgegebenen Liste verfügbarer Konten. 

Die Gesetze des jeweiligen Landes geben das Minimum an Konten vor, in Deutschland tut dies z. B. das Handelsgesetzbuch, kurz HGB. Hier sind es die Paragrafen 242 bis 256. (5)

Allgemein werden Konten vereinfacht oft mit einem T dargestellt und bestehen immer aus einer Soll- und einer Habenseite. Links mit dem Soll-Bereich, rechts mit dem Haben-Bereich und darüber mit der Bezeichnung.

Klassisch kennt man diese Begriffe aus dem Bankbereich und dort haben sie auch ihren Ursprung. Dort ist Soll alles, was einem Konto abgezogen und Haben alles, was einem Konto hinzugefügt wird. 

Wenn man vom eigenen Bankkonto aber zur Buchführung sowie auch der Buchhaltung kommt, stimmt diese Unterscheidung nicht komplett. 

So gibt es unter anderem Konten, bei denen auf der Sollseite Zuwächse und der Habenseite Abgänge entstehen. 

Wenn man also in der Buchhaltung ist, muss man sich von diesem Bild des Bankkontos lösen. 

Ich selbst verwende die Begriffe zumeist nur als Benennungen. Sie dienen für mich nur der Orientierung.

Das ist eine einfachere Unterscheidung, als in Plus und Minus zu denken.

Im Grundlagenbereich gibt es 2 Arten von Konten. Die Bestandskonten und die Erfolgskonten.

Diese Kontenart ist der Teil der Buchführung, auf dem die Bestände geführt werden. Gemeint sind die Vermögenswerte eines Unternehmens.

Das kann z. B. der Warenbestand sein oder die flüssigen Geldmittel im Kassenbuch. 

Alle Konten dieser Art haben einen Bestand, der durch Buchungen erhöht oder gesenkt und von jedem Zeitrahmen in das nächste weiter getragen wird.

Der Endbestand eines Jahres ist der Anfangsbestand des folgenden Jahres.

Man unterteilt sie in aktive und passive Bestandskonten.

Auf der aktiven Seite stehen die Konten, die die Vermögenslage eines Unternehmens beeinflussen. Unter anderem finden sich hier Bankkonten, Kassenbestände, Forderungen und Anlagen oder Maschinen.

Auf der passiven Seite steht die dahinter liegende Finanzierung. Etwa das eingesetzte Eigenkapital oder Verbindlichkeiten in Form von Darlehen und Krediten.

Die Bestandskonten folgen ihrem Namen, die Bestände eines bestimmten Wirtschaftsgutes abzubilden, solange es im Unternehmen existiert.

Sie werden somit nur bebucht, wenn sich der Bestand des Gutes positiv oder negativ ändert.

Die jährliche Inventur beispielsweise beeinflusst den vorhandenen Warenbestand.

Diese Kontenart spiegelt die Ertragslage eines Unternehmens wider, daher der Name. 

Hier gibt es die Unterteilung in Aufwandskonten und Ertragskonten.

Die Aufwandskonten erfassen den gesamten Aufwand eines Geschäftsjahres. Aufwand ist etwa die Reinigung der Büros, die Transportkosten für Ware, die zum Kunden geliefert wird und ähnliche Kosten.

Die Ertragskonten erfassen die Erträge eines Unternehmens. Erträge sind in erster Linie der Monats- oder Jahresumsatz, aber auch andere Einnahmen, die ein Unternehmen erzielt.

Erfolgskonten werden im Gegensatz zu Bestandskonten zum Ende eines jeden Jahres abgeschlossen, 

Praktisch ist es so, dass man die Erträge abzüglich des Aufwands als den Erfolg des Unternehmens ansieht. Das ist die sogenannte GuV, Gewinn-und-Verlust-Rechnung.

Dieser fließt als Gewinn bzw. Verlust dann in die Bilanz im Eigenkapital bei den Bestandskonten ein.

Zum Beginn des neuen Geschäftsjahres stehen diese Konten dann wieder auf 0 und werden mit den gleichen Kontonummern neu bebucht.

Die Bilanz ist die Sammlung und Übersicht dieser Konten. Sie besteht aus dem sogenannten Hauptbuch und den Nebenbüchern.

Das Hauptbuch ist die Hauptquelle für alle Buchungen und enthält eine vollständige und systematische Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle.

Es ordnet die Geschäftsvorfälle sowohl chronologisch (nach Datum) als auch systematisch (nach Konten).

Die Daten aus diesem Buch dienen als Basis für die Erstellung des Jahresabschlusses, der aus der Bilanz, der Gewinn-und-Verlust-Rechnung und den vorgeschriebenen Anlagen besteht.

Diese Bücher sind die Abbildung eines bestimmten Bereiches der Buchführung. Insbesondere die „Debitoren“ also Kundenbuchhaltung ist ein Beispiel für ein Nebenbuch oder Informationen zu den „Kreditoren“ (Lieferanten). Man nutzt die Nebenbücher also in der Praxis, um sich bestimmte Bereiche der Buchführung näher anzusehen.

Wie schon erwähnt, ist die Gewinn-und-Verlust-Rechnung die Darstellung der Erfolgskonten des Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum. 

Üblicherweise schaut man am Ende eines Geschäftsmonats bzw. des Geschäftsjahres in die GuV, um über die Erfolgskonten zu ermitteln, warum ein Unternehmen welche Erfolge innerhalb eines Zeitraumes erzielt hat.

Wir schauen uns die Gewinn-und-Verlust-Rechnung, die für dich als Unternehmer von zentraler Bedeutung ist, im nächsten Teil dieser Serie an.

Die Buchhaltung hat die Aufgabe, die Ergebnisse der vorher gegangenen Buchungen zu bewerten und zu analysieren, um für dich eine Grundlage für weitere Entscheidungen zu erarbeiten und dich auf Basis der Ergebnisse zu beraten.

Für die Analyse und Bewertung der Zahlen gebe ich dir ein praktisches, vereinfachtes Beispiel.

Du hast innerhalb eines Monats einen Umsatz von 100.000 EUR. Um diesen zu erzielen, hast du 80.000 EUR Aufwand auf den Aufwandskonten gebucht. Der gesamte Aufwand betrug also 80 % bei 20 % Gewinn.

Im darauffolgenden Monat hast du 95.000 EUR Umsatz und einen Aufwand von 82.000 EUR. Der Aufwand hat also etwa 86 % deines Umsatzes betragen bei dann nur noch 14 % Gewinn. 

Jetzt geht man in die Konten und schaut, warum dieses Verhältnis zwischen Aufwand und Ertrag anders ist als im Monat zuvor. 

Wurde zum Beispiel mehr Ware verbraucht?

Gab es erhöhte Transportkosten oder gab es erhöhte Personalkosten? 

In der Praxis vergleicht man immer.

Wie war mein Verhältnis im Monat oder Jahr zuvor und warum ist es jetzt anders als vorher?

Das ist die Basis der zukünftigen Entscheidungen.

Die BWA, auf die wir später noch eingehen werden, ist eine zeitnahe Abbildung der GuV in vereinfachter Form.

In kurzen Worten fassen wir die Informationen mal zusammen.

Das Finanzwesen setzt sich zusammen aus Buchführung / Accounting und Buchhaltung / Controlling.

Die Konten werden allgemein immer mit Soll und Haben dargestellt. Links ist Soll, Rechts ist Haben.

Das Ergebnis der Buchführung eines Geschäftsjahres ist die Bilanz, die aus der Darstellung der Konten und der Gewinn-und-Verlust-Rechnung sowie den Anlagen besteht.

In den Büchern werden 2 Arten von Konten verwendet, die Bestandskonten und die Erfolgskonten.

Die Bestandskonten bilden die Bestände ab, die Erfolgskonten die Aufwendungen und Erträge des Unternehmens.

Die Bilanz besteht aus dem Hauptbuch und den Nebenbüchern, die im Hauptbuch enthalten sind.

Innerhalb der Darstellung der Bilanz gibt es Links die Aktivseite mit den Vermögenswerten und Rechts die Passivseite mit dem eingesetzten Kapital.

Soweit haben wir uns für den Moment die Grundstruktur des Rechnungswesens angesehen.

Ich hoffe, die Begriffe und Darstellungen konnten dir einen ersten Überblick über das Finanzwesen vermitteln.

In den weiteren Beiträgen gehen wir dann auf die Anwendungen ein.