Rechnungswesen für Anfänger

Hallo und Willkommen,

heute befassen wir uns in diesem dritten Teil nach den theoretischen Grundlagen im Finanz- und Rechnungswesen mit der Anwendung im Alltag.

Wie kann dir die betriebswirtschaftliche Auswertung helfen?

Wie kann ich sie auf meine Bedürfnisse anpassen und welche Möglichkeiten anstatt der Gewinn- und Verlustrechnung habe ich, wenn ich eine BWA erstelle?

Was bedeutet die BWA in Theorie und Praxis?

Zur Sicherheit will ich kurz noch mal ansprechen, dass die Betriebswirtschaftliche Auswertung, kurz BWA, nur für Unternehmer mit einer doppelten Buchführung, oder einer Buchführungspflicht nach HGB relevant ist.

Kleinunternehmer oder ein Unternehmen mit einer Rechtsform ohne Buchführungspflicht erstellen eine EÜR, die nur Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellt.

Informiere dich zu den Unterschieden gern in den voran gegangenen Teilen der Grundlagen der Buchhaltung. Du findest dort auch weitere Informationen aus dem Bereich Controlling für Selbstständige.

Zurück zur Auswertung. Um sie zu verstehen, müssen wir die Unterschiede zu Beginn abgrenzen.

Die Theorie der Buchhaltung und Buchführung

Im theoretischen Blickwinkel ist es ihre, wie auch die Aufgabe der Buchhaltung, einen Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens, die Gewinne und Verluste und Fragestellungen zu ermöglichen. 

Dabei soll sie im Gegensatz zur GuV und Bilanz keine vorbestimmte Liste mit Konten sein, die sich nur mit den Geschäftsvorfällen in der Finanzbuchführung und zum Jahresabschluss aktualisieren. 

Sie ist individuell, mit der Hervorhebung der betriebswirtschaftlichen Kennzahlen, die für dich und dein Unternehmen auch wirklich relevant sind.

Die Praxis für Unternehmer

Mit dieser Relevanz kommen wir zur praktischen Situation.

Durch die individuelle Darstellung der relevanten Zahlen kommst du in die Lage, sie nicht nur als Abbildung der Gegenwart und jüngeren Vergangenheit, sondern als Steuerungselement für deine Strategie zu verwenden. 

Wie wir das in den vorherigen Teilen angesprochen hatten. Der Vergleich der Zahlen und die sich daraus ergebende Entwicklung lässt zusammen mit der aktuellen Situation eine Prognose für die Zukunft zu.

Wann muss ich welche Entscheidungen treffen?

Wie wird sich mein Geschäft entwickeln?

Welche betrieblichen Probleme muss ich beheben?

Welche kommenden Fragestellungen kann ich davon ableiten?

Diese Fragen kann dir deine aussagekräftige BWA beantworten, wenn du sie aktiv und relevant immer wieder mit neuen Daten versorgst und sie lesen und interpretieren kannst.

So wird sie zu deiner Basis, indem du dort unter anderem praxisnahe verfolgen kannst, wie sich deine Entscheidungen real und direkt auf dein Unternehmen auswirken.

Das können unter anderem Geschäftsvorfälle bei den Verbindlichkeiten sein oder im Bereich Liquidität oder Abschreibungen.

Wie entwickele ich Schritt – für – Schritt meine eigene betriebswirtschaftliche Auswertung?

Du kannst natürlich Standard-Versionen wie die BWA 01 verwenden, aus deinem Buchhaltungsprogramm oder dem Internet mithilfe von Vorlagen oder aus der Branche. 

Eine Standard-BWA wird aber immer nur die Daten der Vorlage enthalten.

Es können also für dich wichtige Informationen fehlen oder es können zu viel für dich nicht relevante Daten vorliegen, was den Blick auf das Wesentliche erschweren kann.

Ich selbst empfehle daher für ein komplexeres oder schnelllebiges Geschäft immer eine eigene Version, so auch der Branchenstandard die gewünschte Übersicht nicht bieten kann.

Wenn du also deine eigene, individuelle Version haben willst, musst du drei essenzielle Schritte gehen.

Die Daten aus der Bilanz und GuV

Natürlich, aller Anfang sind die Daten. Sie sind von zentraler Bedeutung, denn sie sind die Basis für alles Weitere.

Nur mit den richtig gewählten und korrekten Daten kannst du für dich eine sinnvolle BWA entwickeln. 

Somit ist der erste Schritt die Datenquellen und deren Qualität. 

Diese Quellen sind etwa deine Buchhaltung.

Ob du die Belege selbst mit einer Buchführungssoftware verarbeitest, sie ein Mitarbeitender erarbeitet oder dein Steuerberater für dich bucht, ermittle die für dich wichtige Datenquelle der Finanzbuchhaltung. 

Damit du eine sinnvolle Datenbasis bekommst, gilt erst mal ein wichtiger Grundsatz

Aktualität ist wichtig

Es ist bedeutend, dass du deine Daten immer so aktuell und zeitnah wie möglich hältst. 

Lass keine Dokumente lange herumliegen.

Suche dir ein explizites Zeitfenster, indem du Belege zusammenstellst. Für den Fall, dass du es selbst machst.

Wenn ein Buchhalter für dich tätig ist, achte darauf, dass diese Person die Dokumente von dir regelmäßig und zeitnah erhält. Das hilft allen.

Ich habe zum Beispiel oft beobachtet, dass Unternehmer ihre Dokumente liegen lassen und dem Steuerberater erst nahe an den steuerlich vorgeschriebenen Grenzen schicken. 

Dagegen habe ich den Vorbehalt, dass man die Person, die es dann macht, oft in unnötige Zeitnot oder Stress versetzt, was eine Quelle für Fehler darstellt. 

Die Belege müssen für das Betriebsergebnis noch geprüft und verbucht werden, bevor das Finanzamt seine Meldungen innerhalb der Fristen erhält.

Indes haben deine Daten damit immer einen Zeitversatz. Deine Daten haben also immer ein gewisses Alter schon bei der Buchung, was natürlich zulasten der aktuellen Situation von Gewinn oder Verlust geht.

Daher bitte ich dich darum, schon in deinem eigenen Interesse, wenn das Monatsende kommt, schick deine Dokumente ab oder arbeite sie ab. Lass sie nicht lange liegen.

Das produziert nur Stress für dein Finance, dein internes oder externes Rechnungswesen und für dich. Es ist ein wichtiges Einsparpotenzial.

Als Beispiel aus der professionellen Bilanzierung. Ich selbst plane für mich immer ein, dass ich alle relevanten monatlichen Abschlussthemen in der ersten Woche des Folgemonats durchbekomme. 

Das spart Stress ein und ermöglicht mir, noch mal mit einem wacheren Blick über die wirtschaftliche Lage oder den Rohertrag zu gehen, bevor man es versendet und die Bücher schließt.

Die Struktur für dein eigenes Controlling

Wenn du deine sichere Basis hast, kommt die Einteilung, in der deine Daten dargestellt werden sollen.

Damit du etwas entwickeln kannst, musst du dich fragen

• Welche Übersichten benötige ich?
• Welche Daten soll ich direkt auf den ersten Blick sehen? Hier sollte man unter anderem die Branche heranziehen.
• Ein paar Beispiele: 
• Wenn du im produzierenden Bereich arbeitest. Sind die Lagerbestände und der Verbrauch wichtig?
• Wenn du ein Personalunternehmen hast. Wie sind deine Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz?
• Wenn du in der Gastronomie bist. Wie viel reinen Materialeinsatz habe ich bei meinen Gerichten?
• Welche zusätzlichen Kosten, z. B. Energie, sind wichtig?

Du kannst auch den Mittelweg wählen zwischen Standard und Individual-Version. 

Indem du dir eine Branchen-BWA nimmst und für dich noch ein paar Konten dazu nimmst und andere weglässt.

Oder indem du bestimmte Kategorien oder Kostenarten hinzufügst.

Der generelle Gedanke zur Strukturierung

Du musst auf einen Blick sehen können, was für dich relevant ist.

Die Strukturierung ist also die Reduzierung des gesamten Kontenrahmens deiner Finanzbuchhaltung auf die Konten, die für dich wichtig sind. Und das in der Reihenfolge, dass du sie auf einem Blick in Beziehung setzen kannst.

Wir sind wieder beim Vergleichen angekommen.

Der Rest kann in Sammelpositionen zusammen gefasst werden für das vorläufige Ergebnis bzw. das Ergebnis vor Steuern.

Das muss nicht schön aussehen oder lang sein. Es muss stimmig sein. Es muss dir sagen können, was für dich wichtig ist und muss schnell und einfach verfügbar sein. 

Diese Gedanken müssen dich bei der Entwicklung deiner Übersicht leiten.

Wenn du von diesen Themen bislang nicht viel Ahnung hast, wende dich gern an dein Fachpersonal oder deinen Steuerberater. 

Denn auch diesen ist daran gelegen, dass du ein Ergebnis bekommst, mit dem du arbeiten kannst.

Der Bericht aus dem Finance

Der dritte Schritt ist nach den beiden vorangegangenen jetzt fast nur noch Formsache, muss aber gut durchdacht und geplant sein. Wir reden von der praktischen Umsetzung in deinen Report.

Es gibt viele Möglichkeiten, nach Rom zu kommen.

Da man aber heute keine Reports mehr in Schriftform macht und schon wegen der Fehlerwahrscheinlichkeit keine reinen Excel-Vorlagen verwenden sollte, nutzt man spezialisierte Software.

Buchhaltungssoftware wie z.B. DATEV, Lexware oder andere können die Daten für dich zusammenstellen.

Empfehlenswert ist es hier, diese Prozesse möglichst zu automatisieren. Sowohl vom Daten-Import als auch vom Daten-Export her.

Unter anderem das du deine BWA in einem Intervall regelmäßig geschickt bekommst oder du auf einen Klick oder Abruf deine individuelle Version sehen kannst.

Für diesen Prozess hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Der Daten-Import

Die Daten müssen auf einem möglichst automatisierten Wege in das Programm gelangen.

Am einfachsten ist es natürlich, wenn deine Buchführung ohnehin in dem entsprechenden Programm gemacht wird, da dann kein Datenaustausch notwendig ist.

Wenn sich die Verarbeitung und die Darstellung aber bei dir unterscheiden, stelle für dich am besten sicher, dass du die Verbindung zwischen beidem immer aktivieren kannst oder die Daten automatisch von einem Ort zum anderen gehen können.

So hast du immer aktuelle und korrekte Daten für deine unternehmerische Basis.

Die Konfiguration

Wenn du deine Daten zur Verfügung hast, sorge dafür, dass deine Struktur für dich greifbar ist.

Hast du zum Beispiel eine Standard- oder Branchen-BWA gewählt oder wenn du eine individuelle Version verwendest. 

Das individuelle Standardformular muss immer verfügbar sein.

In den genannten Programmen kannst du dir deine Variante als Berichtsvorlage hinterlegen, die du dann immer wieder verwendest.

Das ist wichtig, weil du mit jedem neuen Exemplar an das Formular gewöhnt bist und direkt siehst, worauf du achten solltest.

Die Erstellung

Erstelle jetzt den Report aus deinen Daten aus deiner Vorlage und prüfe ihn auf Plausibilität.

Lege auch ein Intervall fest oder einen Weg, wie du den Report immer wieder aktuell erhalten oder aktivieren kannst, damit du regelmäßig mit den aktuellen Ergebnissen arbeiten kannst.

Hier ist es auch sehr ratsam, eine Version mit Vergleichswerten zu verwenden, sodass du die Entwicklung deines Unternehmens zu einem Vergleichszeitraum sehen kannst.

Wenn du aufgrund des Alters deiner Unternehmung noch keine Vergleichsdaten hast, kannst du prozentuale Werte auch im Web googeln.

Diese sind zwar nicht so genau, aber als erster Anhaltspunkt sind sie doch hilfreich.

Analysiere dann deinen Bericht und sammle die benötigten Informationen für dein Geschäft.

Die Chancen und Möglichkeiten der BWA

Ein spannendes Feld, in dem wir nach den Grundlagen und der Konzeption jetzt angekommen sind, sind die Chancen und Möglichkeiten.

Ich betrachte sie einfach erklärt meist mit einer Zeitachse. Fangen wir mit der Gegenwart und Vergangenheit an.

Der Überblick und die Kontrolle der Kennzahlen

Sie zeigt dir zuerst eines, den Überblick. Wo genau stehst du gerade? Welche Beträge sind, wo angefallen und weshalb?

Du hast die gläserne und strukturierte Sicht auf dein Unternehmen. Du siehst detailliert, was gut läuft und wohin du deine Aufmerksamkeit richten solltest.

Im weiteren Effekt hast du auch Kontrolle und Sicherheit über dein Unternehmen.

Die Erträge deines Unternehmens können nicht verschwinden oder Kosten falsch eingeschätzt werden, da du sehen kannst, wo welche Beträge hingeflossen ist.

Du kannst auch deine Einsparpotenziale erkennen.

Außerdem kannst du viel schneller auf Problemsituationen reagieren, wenn du das Entstehen oder die Möglichkeit früh sehen kannst.

Auf dieser Übersicht gründet sich dann auch die Zukunft, auf die wir jetzt eingehen.

Die Planung und Prognose

Eine gute Vorausplanung ist die Essenz eines gut laufenden Geschäftes. Und eine gute BWA ist eine gute Basis für eine solide Planung für das Geschäftsjahr.

Gerade das versetzt dich in eine Situation, in der hauptsächlich in unstrukturierten Unternehmen wenige Personen sind.

Du wirst das sicher mehrfach gesehen haben, dass Unternehmer auf viele Situationen nur reagieren können. Sie spielen praktisch Feuerwehrmann und rennen von einem Brand zum anderen, ohne in die Lage zu kommen, die Ursache selbst beheben zu können.

Du hast mit deiner Geschäftsplanung die Möglichkeit, zu agieren, zu handeln.

Du kannst kritische Felder schon im Vorfeld über deinen Forecast minimieren, dir deinen Rahmen abstecken und fundierte Entscheidungen treffen.

Damit hast du dir damit schon im Ansatz die Zeit und die Gelassenheit geschaffen, nur auf kleinere situationsbedingte Fragen reagieren zu müssen. Aber du agierst mit der Sicherheit deiner Zahlen im Rücken. Etwa bei der Liquiditätsplanung.

Du weißt, was du dir leisten kannst und was nicht. Welches Risiko du eingehen kannst oder nicht.

Welche Möglichkeiten haben wir in der Planung?

Du kannst dir für deine relevanten Bereiche Budgets festlegen und sie zum Beispiel an deinen Umsatz koppeln.

So weißt du immer, in welchem Verhältnis du bei den Vorgaben bleiben musst. Oder welchen anderen Wert du ändern musst, um das Gesamtbild zu halten.

Du bist in der Lage, in deiner BWA durch den Vergleich der Zeiträume miteinander Trends und Muster zu erkennen, die dir zum Beispiel bei Umsatzprognosen helfen können. 

Ich denke hier unter anderem an Saison Geschäft. Das kann dir auch bei der Entscheidung für zukünftige Anschaffungen oder bei der Personalplanung helfen.

Der Unterschied zur reinen Erfahrung ist der, dass du deine Entscheidungen nicht auf Basis von reinen Annahmen triffst, sondern fundiert durch Zahlen.

Gerade im Bereich der Anschaffungen ist eine gute Konzeption wichtig, hier ist es oft ein Thema des richtigen Zeitpunktes.

Wenn du etwa für ein produzierendes Unternehmen eine neue Maschine anschaffen willst, kann der Zeitpunkt gleich in mehrfacher Hinsicht, etwa bei der Auslastung, entscheidend sein.

Deine BWA zeigt dir dabei auch auf, wie du Kosten einzusparen kannst, in dem sie dir ineffiziente oder falsch laufende Teile deines Geschäftes nahebringt.

Mit ihr kannst du deine Kosten detailliert analysieren und so auch Verbesserungen angehen, die du so gar nicht bemerkt hast.

Mithilfe der BWA kannst gut und schwächer laufende Produkte identifizieren und sie optimieren oder durch bessere ersetzen.

Du kannst auch identifizieren, ob sie für den Mix im Unternehmen oder beim Kunden überhaupt nötig sind oder nicht. Womöglich produzierst du teuer etwas, das eigentlich nicht oder nicht mehr benötigt wird.

Die KLR kann mit mehreren Rechenvarianten helfen, deine Aufwendungen und Erlöse bestimmten Bereichen zuzuordnen und so zu messen, ob Optimierungen oder Reaktionen nötig sind.

Eine genaue Sicht auf deine Zahlen ermöglicht dir den Vergleichswert in der Branche und zum Markt.

Wo stehe ich zum Durchschnitt oder zu den Branchenführern! Was machen andere besser als ich oder nicht? Was kann ich verbessern und wo?

Vergleichbarkeit ist immer wichtig für die Marktposition und die strategische Ausrichtung.

Best Practices, Lösungen und Tipps für die Nutzung der BWA für Anfänger

Bevor wir zum Fazit kommen, hier noch ein paar Tipps und Anwendungen für den Einsatz in deinem Unternehmen.

Die betriebliche Regelmäßigkeit im Rechnungswesen

Wie schon erwähnt, achte immer darauf deine Daten aktuell zu halten und erstelle sie mindestens einmal im Monat, bei Bedarf häufiger.

Aktuelle Daten produzieren fundierte Entscheidungen.

Die richtige Interpretation

Wenn du die Schritte selbst bis hierhin gemacht hast, kannst du das natürlich schon.

Aber wenn du diese Aufgabe an jemandem abgibst oder selbst nicht alles verstanden hast, nutze die Ressourcen, die du hast, um es zu verstehen. Das kann auch extern sein. 

Aber die mit der Bearbeitung befassten Personen müssen verstehen, worum es geht.

Die strategische Integration

Du solltest die Erkenntnisse der BWA immer in deine strategischen Entscheidungen einfließen lassen.

Wir sprachen schon über den Zeitpunkt von Investitionen.

Eine andere Möglichkeit ist die Zielsetzung in Form von Umsatzsteigerung oder Kostensenkung.

Nutze die unterschiedlichen Arten der BWA – schnell und einfach

Im letzten Teil hatte ich die Arten der BWA erwähnt. Bei den wichtigsten drei Varianten hast du einen Vorteil, denn alle drei nutzen dieselbe Datenbasis.

Die Liquidität-BWA hält dich auf dem laufenden über deine flüssigen Mittel.

Die kurzfristige Erfolgsrechnung gibt dir einen schnellen Überblick über die aktuelle Situation, etwa die Gewinnsituation oder aufgekommene Herausforderungen.

Deine Standardübersicht benötigst du für die großen Entscheidungen und Analysen.

Die Früherkennung von unternehmerischen Herausforderungen

Durch regelmäßige Erstellung und Analyse kannst du frühzeitig negative Entwicklungen erkennen, wie z. B. sinkende Umsätze oder steigende Kosten, und sofort Gegenmaßnahmen ergreifen.

Eine kommende Problemstellung rechtzeitig zu erkennen und einzuschätzen ist die Hälfte des Weges zur Lösung oder der Verhinderung der Entstehung.

Die Standard BWA konzentriert sich auf den generellen Überblick. Daher sind hier die Konten zu Bereichen zusammengefasst.

Die kurzfristige Erfolgsrechnung ist detaillierter und schaut sich einzelne Bereiche auf Kontenebene, jedoch nur für einen kurzen Zeithorizont an.

Die sogenannte SuSaLi hat einen hohen Detailreichtum und ermöglicht dir die Prüfung einzelner Konten und der Buchungsbewegungen in von dir bestimmten Zeiträumen.

Um eine lesbare Übersicht zu bekommen, musst du dich also im Regelfall immer zwischen den Details und dem Zeitrahmen entscheiden.

Natürlich gibt es auch noch andere Varianten und Mischformen. Man kann solche Sichten auch mit einem einzigen Konto, je nach Bedarf anfertigen.

Fazit

Jetzt hast du alles mitbekommen, was für deine BWA wichtig ist.

Du hast gesehen, wie wichtig die BWA ist und wie sehr sie dir bei deinem Geschäft, deinen Dispositionen und deinen Entscheidungen helfen kann. Genauso wie du sie lesen und verstehen kannst.

Daher kann ich dich nur ermuntern. Erstelle dir deine BWA, pflege sie und nutze sie immer als deine Hilfe im Handwerkszeug des Unternehmers.

Mit dem sicheren Gefühl, keine dunklen Schatten im Hintergrund zu haben, ist es viel leichter, die richtigen Entscheidungen zu treffen und gelassen seiner Berufung zu folgen.

Der Ausblick

Im nächsten Teil werden wir uns mit dem Thema Kalkulation befassen. Wie du richtig kalkulierst und wie du das Entstehen und die Sicht auf deine Preise im Blick behalten kannst.

Ich wünsche dir viel Erfolg mit der Erstellung einer BWA und deinem Geschäft und danke dir für deine Aufmerksamkeit.